会议要求，围绕“弘扬传统龙舟文化，推动茶叶发展，提升沅陵整体形象”的宗旨，按照“周全、热烈、节俭、时效”的基本要求，确保活动隆重、热烈、圆满举行。
会上，县委宣传部负责人对整个赛事筹备工作方案做了说明。据了解，“大汉杯”2013年中国·武陵山(怀化·沅陵)第二届生态茶文化旅游节暨中国·沅陵传统龙舟国际邀请赛将于2013年6月15日至17日举办，整个活动共分开幕式及签约仪式；龙舟祭祀、游江、竞赛及“龙舟魂”摄影艺术展；湖南碣滩茶叶产业园奠基仪式；武陵山片区茶叶评奖、颁奖及万人品茶、茶叶销售活动；沅陵旅游摄影邀请赛；湖南沅陵“黔中古韵”首届民间收藏文化节六大主题活动。
为确保活动如期顺利举行，组委会下设办公室共分：综合协调组、经费保障组、安全保卫组、后勤接待组、观众组织组、活动保障组、对外宣传组、茶叶评奖、万人品茶及茶叶展销组、龙舟竞赛组、摄影邀请赛事活动组十个工作组。
会上，各工作组负责人对各自分管工作一一作了补充说明，并提出了很好的意见和建议。
县委副书记、邀请赛组委会执行主任胡诗军在听取各工作组的情况汇报后指出，当前活动的申请及报批、安保、外宾的准入和管理、主活动场的管制以及各子活动的协调和筹备等工作一一作了安排和部署。
胡诗军要求，各工作组及各部门要集中精力、齐心协力把筹备工作当做重中之重，打好筹备工作、活动工作的攻坚战；要进一步明确职责，细化方案，确保各部门分工明确、各司其责；活动的嘉宾邀请要做到有代表性，力争少邀请领导，多邀请客商，做到龙舟搭台、商贸唱戏的良好效果；活动期间，要对整个县城的卫生、消防、食品等工作进行全方位的排查，确保不出现意外情况；活动的宣传要有特色、有亮点，要营造出浓厚的龙舟氛围，确保整个节会活动隆重、顺利、圆满的进行。
