研讨会的策划方案？

一、会议主题：生态保护与旅游发展国际研讨会

二、会议时间：2009年5月6日—9日

三、会议地点：柳州丽晶大酒店xx厅

四、参加会议人员：中国联合国教科文组织全国委员会、中国广西世界历史文化名城博览会组委会，柳州市旅游局、柳州职业技术学院，广西文化厅、广西旅游局等单位及我国该领域内的著名学者、专家、业界精英和旅游等相关政府部门的领导及各大传媒记者

五、会议前需准备的工具用品：

横幅1条

鲜花盆栽10盆

桌子U型1个

长形20桌（5位/1桌）

椅子120张

席位牌35张

便笺120份

笔120支

茶杯120个

矿泉水120瓶

话筒

小蜜蜂35个

移动话筒6个

多媒体、音响设备

 记者席椅子20把 

六、布置会场：

1.      在酒店会展中心门口摆放欢迎牌、指示牌，并铺红地毯从会展门口到会展厅

2.      把印有“生态保护与旅游发展国际研讨会”的横幅挂在席幕上方

3.      在会议厅中间放一张“马蹄”形桌，摆放椅子，在桌子的后面空地摆好媒体记者席

4.      在桌子中间漏空处摆放适当的万年青盆栽，桌面上摆放便笺、会议相关资料，席位牌放在椅子正对面的相应位置，笔摆在便笺的上面，茶杯摆在便笺右上方，小蜜蜂摆在便签左上方与茶杯平行放置

5.      在会议厅四个角落摆上月季、棕榈盆栽

6.      调节好灯光、音箱、摄影机、控制好冷暖气

7.      全面的检查一下会议现象，看是否有东西漏摆

 

 

七、服务流程：

5号：

1.      专人负责接机

2.      酒店领导到酒店门口迎接，警务人员各自站好各自的岗位

3.      前厅部安排好房间，记住房号，发放房卡，房间水果等服务，餐饮部安排就餐

6号：

1.      酒店为客人安排早餐 （7：30）

2.      8：40 签到并引领客人进入会场

3.      在会展门口安排3名礼仪人员引领客人及记者媒体

4.      保安人员要做好人员检查，以防外人进入会场，保证会议正常进行

5.      9:00会议正式开始

6.      11:30安排午餐

7.      13:30继续开会

8.      15：30-16:00安排茶歇

9.      17:30会议结束

10.  18:00安排晚餐

7号，8号，9号大致相同                                                 

八、会议服务：

安排4个服务员在会展中心进行服务，每人分别站会场的四个角落，以便进行随时服务。会议经理、会议主管等领导在会场进行监督，服务员要注意观察会场，提供及时服务，如有事必须离开，必须找人替岗，保证会议有人值班，服务员精神要集中，保持会场安静，注意室内温度，合理调节空调，茶水服务在会议开始前5分钟泡好，并准备足够的热水，设备组和保安组各自站好自己的岗位

 

九、茶歇服务：

会议休息开始前5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备，茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具，会议继续并继续提供服务员，保持会议的继续进行

十、会后收尾：

1.      会议结束将所有门打开，礼貌送客，并引领到餐厅就餐

2.      宾客全部离场后，检查会场有无客人遗漏物品，如有须及时归还

3.      清扫卫生，回收可利用的物品，分类归位，桌椅归位，撤下会议所有设施设备用品

4.      清洗会议用杯，分类整齐摆放

5.      检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后，关闭所有灯光、空调，撤出锁门